El proceso para que las sociedades mercantiles cuenten con los libros sociales cambió con la Reforma Tributaria de septiembre del año pasado, que se dio por medio de la Ley de Fortalecimiento de la Gestión Tributaria No 9069. Antes la encargada de este procedimiento era la Dirección General de Tributación Directa y pasó la competencia a favor del Registro Público.

A pesar de haberse dado cambios en el procedimiento, es hasta Enero del 2013, que el Registro Público determina el procedimiento para obtener el número de autorización de legalización.

En pocas palabras, el proceso de legalización tiene los siguientes pasos:

A. El usuario deberá de consultar gratuitamente en la página web: www.crearempresa.go.cr por medio del número de cédula jurídica o nombre de la sociedad.

B. Si la consulta trajo un resultado, podrá ver el número de autorización de legalización, el cual deberá de llevar sus libros.

C. Si no hay resultados en la búsqueda, el usuario tiene 2 opciones:

El apoderado puede solicitar el número de autorización de legalización en la página web (siempre que cuente con firma digital).

Ir a un Notario Público para realizar una solicitud papel simple, debidamente autenticada y sellada, con boleta de seguridad del respectivo notario.

Los Derechos de inscripcion de ese document rodan los 16 mil colones, y se deben de cancelar previamente para que sea aceptado el tramite.

El registro al final del proceso – que tarda alrededor de 3 dias habiles, emite un numero.

Los libros se pueden llevar en forma digital (si se cuenta con la firma digital) o ya sea en formato papel. Para los libros en papel, se deberán de tomar en cuenta los siguientes requisitos:

a) Serán de hojas removibles tamaño carta con un máximo de 200 páginas.

b) Tendrán la identificación del tipo de libro y el número de tomo en la primera página.

c) Contendrán el número de legalización ubicado en el vértice superior derecho de primer folio. Numero que fue el que entrego el Registro al inscribir la Solicitud.

Tienen que tomar en cuenta que el proceso es solo para la legalización de los libros sociales, es decir el Libro de Actas de Asamblea de Socios, Libro de Registro de Socios y el Libro de Actas del Consejo de Administración. No aplica el mismo proceso para obtener los libros contables de la sociedad.

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