Luis Pereira
Luis Pereira

Libros Legales y Contables de Costa Rica actualizado al febrero 2013

Recibimos diariamente muchas consultas sobre libros legales en Costa Rica, es por ello que creo importante hacer una pequeña referencia sobre este tema, en particular los libros contables y legales que deben mantener las sociedadades anonimas en operación.

Existen dos tipos de libros, los legales y los contables,  los libros legales son Registro de accionistas, Asamblea de Socios y Asamblea de Junta Directiva. Los libros contables son 3: Diario Mayor e Inventarios  y Balances.

Una vez constituida la Sociedad Anonima  e inscrita en el Registro Publico, se deben de llenar unos formularios de la Administracion Tributaria, donde se registra a sociedad y a la vez se solicita la legalización de los libros. la Administración Tributaria encargada es aquella del lugar donde la sociedad esta domiciliada. entonces si la Sociedad Anonima esta ubicada en Cartago, la Administración Tributaria de Cartago es la que le corresponde su legalización.

Los libros se compran en una libreria y sus particularidad es que sus hojas estan numeradas.

Para que se utilizan:

Los Legales:

En el “Registro de Accionistas” se lleva un control de los socios, los endosos o traspasos efectuados por los socios, de forma que, es en este libro donde se conoce la distribucion accionaria de la sociedad.

En el “asamblea de Socios“, se asientan todas las reuniones ordinarias o extraordinarias de los socios, que de hecho es la maxima entidad de la empresa, es aca donde se toman decisiones como cambio de miembros de la Junta Directiva, se otorgan poderes, cambio de nombre d ela sociedad o de los otros estatutos, etc.

En el “Asambleas de Junta Directiva“, La Junta Directiva es quien ejecuta las decisiones de los socios, y en este libro se lleva el control o registro de sus actuaciones.

Los contables: son tres libros como dijimos es donde el Contador lleva a cabo los registros contables de las empresas, por ley no es posible que los registros tengan atrasos mayores a los tres meses. Este proceso contable es delicado en cuanto que dichos libros deben de mantener plena concordancia con la actividad de la empresa, y pueden ser requeridos por la Administración Tributaria para ser auditados.-

El Diario o Journal es un libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama asiento. Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en una o mas cuentas y crédito en otra(s) cuenta(s) de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza así que se mantenga la ecuación de contabilidad.

El libro mayor es un libro contable donde se recogen los hechos económicos de una empresa ya no en función de su fecha de realización, sino a la cuenta que se ha visto afectada. La secuencia para hacer un asiento es la siguiente: primero se anota en el libro diario y después se pasa ese asiento a la ficha individual de cada cuenta. De este modo, el diario es como lo que su nombre indica, un libro diario donde se anotan una tras otra todas las operaciones de la empresa y el mayor - que está representado por una ficha para cada cuenta – va anotando en cada ficha solo los movimientos que a ella corresponden.

El libro de inventarios y balances es  en el cual  periódicamente se asientan los estados financieros de una empresa, los cuales comprenden: Balance de Comprobación, Balance de Situación y Estado de Resultados. Adicionalmente se acostumbra consignar  en estos libros un detalles de las mercancías para la venta que posee la empresa al inicio del ejercicio fiscal asi como el saldo o inventario final al finalizar el año

Debido a cambios efectuados en enero 2013, es necesario revisar este link , sobre los cambios

10 Responses to “Libros Legales y Contables de Costa Rica actualizado al febrero 2013”

  1. Isa Says:

    GRAX!!! Me salvaron la Vida!!!!

  2. DIEGO Says:

    mil gracias!!!

    me salvaron a mi tambein

  3. anngélica lobo chaves Says:

    es que acabo de iniciar una microempresa totalmente familiar y sinceramente no se como se trabajan los libros, entonces buscaba informacion sobre eso y me encontre su blog, todavia no entiendo bien pero trataremos de hacer la fuercita , todo esta muy claro, gracias

  4. Luis Says:

    estimada angelica, en lo que le pueda ayudar no dude en contactarnos, sacaremos el tiempito si necesita asistencia! !!

  5. Carlos ch Says:

    Estimados
    Aver si me aydan, acabamos de formar una empresa y no sabemos como registrar las compras y las ventas en los libors contables, la duda en si es si se registran las compras con el impuesto o no se registra el impuesto, lo mismo para las ventas.

    saludes

  6. Luis Says:

    Estimado Carlos, lo mejor que le puedo recomendar es que contacte o contrate un contador, es mejor para su negocio, que las tenga apoyo tecnico, y que no tenga luego que buscar apoyo para “solucionar” problemas. Es mejor que se enfoque usted en su negocio, y deje esas cosas a expertos, existen opciones comodas de precio que le pueden evitar futuros problemas tributarios

  7. Julián Rendón Says:

    Cual ley y que artículo dice que no es posible que los registros tengan atrasos mayores a los tres meses?

    Gracias.

  8. Luis Says:

    Estimado Julian, esta regulado en el Código de Normas y Procedimientos Tributarios, ART. 82, INCISO D.-

    “Artículo 82.- Hechos irregulares en la contabilidad. Serán sancionados con una multa equivalente a un salario base, quienes incurran en las siguientes infracciones:

    a) No llevar libros de contabilidad, si existe obligación de llevarlos.
    b) No tener legalizados los libros de contabilidad, cuando sea obligatorio.
    c) No exhibir los libros de contabilidad o los justificantes de las operaciones cuando las autoridades tributarias lo exijan.
    d) Mantener los libros con un atraso superior a los tres meses.

  9. wendy Almanzor Says:

    Hola Estoy iiciando una empresa ya me inscribi en tributacion y solo debo legalizar los libros pero no se que tan dificil puede ser llevarlos ya qur no puedo aun pensar en pagar un contador mi duda respecto a los registros es sobre todo en los ingresos por ventas se deben registra con o sin impuestos .

    gracias

  10. Luis Says:

    Estimada Wendy, es muy importante en cualquier negocio, grande o pequeño, que los registros contables, y los tributarios se lleven correctamente, le recomiendo que busque un contador responsable que le asista.-

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